MS OFFICE की सम्पूर्ण जानकारी हिंदी में – सभी के लिए।

            माइक्रो सॉफ्ट ऑफिस में वैसे तो कुल 14 टूल्स हैं लेकिन इनमे से हम सिर्फ 3 टूल्स को समझेंगे जो हमारे काम के हैं मेंने पहले भी अपनी पोस्ट में बताया हैं कि हम वही जानकारी आपको देंगे जो काम की हो, जिससे की आपको सही जानकारी मिल सके और आपका समय बचे, आप निचे दी गई फोटो में इन 14 टूल्स को देख सकते हो उसमे से में निम्न 3 को विस्तार से समझाऊंगा –

MS OFFICE – Tools – www.freeblogtech.com
  • 1.      माइक्रो सॉफ्ट वर्ड ( Microsoft word )
  • 2.      माइक्रो सॉफ्ट पॉवर पॉइंट ( Microsoft power point )
  • 3.      माइक्रो सॉफ्ट एक्सेल ( Microsoft excel )

माइक्रो सॉफ्ट ऑफिस की बेसिक जानकारी जो आपको पता होना बहुत जरुरी हैं।

इन्ही टूल्स के द्वारा आप अपने सभी काम कर सकते हो चाहैं वो ऑफिस का हो या घर का, इन टूल्स के द्वारा आप एक बुक लिखने से लेकर प्रजेंटेशन हो या किसी कंपनी का एक्सेल शीट तैयार करनी हो, सभी इनके द्वारा कर सकते हो इनके बारे मे निचे विस्तार से समझाया गया हैं, पढ़ना एक बार हे ओर इनका ज्ञान जिंदगी भर के लिए हैं तो उम्मीद करता हूँ आप ध्यान से पढ़ेंगे।

माइक्रो सॉफ्ट वर्ड – ( Microsoft word)

माइक्रो सॉफ्ट वर्ड के द्वारा आप किसी भी वर्ड फाइल को बना सकते हो जिसमे आपका इमेल से लेकर एक बुक तक कुछ भी हो सकते हैं, साफ-साफ कहें तो लिखी जाने वाली सभी जानकारी वर्ड में ही लिखी जाती हैं, में यह पोस्ट भी वर्ड के द्वारा ही लिख रहा हु। चलिए देखते हैं की वर्ड की बेसिक जानकारी में क्या-क्या हैं।

फ़ाइल मेनू (File Menu)

MS OFFICE FILE MENU

यह वर्ड का मेन मेनू होता है जिसमे आप फ़ाइल मेनू के निम्न सब मेनू का उपयोग कर बहुत से काम आसान बना सकते हो-

Info

इस मेनू के द्वारा आप उस वर्ड फ़ाइल के बारे मे जान सकते हैं, फ़ाइल कब बनी हैं, कितने पेज हैं, किसने बनाई हैं आदि।

New

इस मेनू के द्वारा आप वर्ड की नई फ़ाइल बना सकते हों। ( इसका सोर्टकट हैं- Ctrl+N)

Open

पहले से बनी हुई फ़ाइल को आप इस सब मेनू की मदत से ओपन कर सकते हो। (इसका सोर्टकट हैं- Ctrl+O)

Save

जिस फ़ाइल पर आप काम कर लेते हैं या बना लेते हैं उसे सेव किया जाता हैं ओर यदि फ़ाइल पहले से सेव है ओर कुछ बदलाव कर आप सेव करते हैं तो उसी लोकेशन ओर फ़ाइल नाम के साथ सेव होती हैं। – ( इसका सोर्टकट हैं- Ctrl+S )

Save As

इस मेनू के द्वारा भी फ़ाइल सेव की जाती हैं लेकिन इसमे फ़ाइल का नाम ओर लोकेशन अलग दे सकते हैं या दूसरी कॉपी के रूप मे सेव कर सकते हैं साथ ही किसी अन्य फॉर्मेट मे भी सेव कर सकते हैं – (इसका सोर्टकट हैं- F12 )

Print

किसी भी फ़ाइल को प्रिंट करने के लिए यह मेनू उपयोग किया जाता हैं, जिसमे आप पेज प्रिंट की बहुत सी सेटिंग कर सकते हैं जैसे पेज के आगे-पीछे प्रिंट करना, पेज को आढ़ा या खड़ा प्रिंट करना, प्रिंट का साइज़ A4, A3 आदि सेट करना, बहुत सारे पेज मेसे किसी एक पेज को प्रिंट करना- ( इसका सोर्टकट हैं- Ctrl+P)

Share

इस मेनू के द्वारा आप इस फ़ाइल को ऑनलाइन किसी को भेज सकते हो ईमेल आदि से या क्लाउड मे सेव कर सकते हैं।

Export

फ़ाइल को किसी अन्य फोरमेंट मे सेव करने के लिए जिसमे आप PDF file भी सेव कर सकते हैं।

Close

आप जानते ही होंगे की इसके द्वारा फ़ाइल को बंद किया जाता हैं लेकिन बंद करने से पहले आप यह निश्चित कर लें की इस फ़ाइल को इसी हाल मे सेव करना हैं या सेव नहीं करना हैं या केंसेल करना हैं, जैसे ही आप क्लोज़ मेनू पर क्लिक करते हैं तो सेव करना हैं या नही का अलर्ट मेसेज़ आता हैं।

होम मेनू (Home Menu)

MS OFFICE HOME MENU

होम मेनू भी एक महत्वपूर्ण मेनू हैं जिसमे आप फॉन्ट, पैराग्राफ, स्ट्यलस, फाइंड, रिप्लेस आदि सेटिंग कर सकते हैं चलिये इन्हे एक के बाद एक समझ लेते हैं –

Font

फॉन्ट मे आप किसी भी भाषा को अन्य भाषा मे बदल सकते हैं, फॉन्ट को बोल्ड करना, फॉन्ट का साइज़ बदलना यानि छोटे बढ़े करना, कलर बदलना आदि।

Paragraph

पैराग्राफ मे पेज पर लिखे गए मेटर की फोरमेटिंग की जाती हैं जिसमे मेटर पर बुलेट लगाना, Alignment, लाइन एंड पैराग्राफ स्पेस, बार्डर आदि।

Styles

स्टाइल मे हम किसी मेटर की हैंडिंग फोरमेटिंग कर सकते हैं।

Find & Replace

यह ऑप्शन बहुत काम का हैं इसमे आप किसी भी फ़ाइल मे लिखे गए 1, 2, या 50 पेज पर आप आसानी से बदलाव कर सकते हैं- जैसे की मान लीजिये आपको लिखना था “मोहन” ओर अपने गलती से “श्याम” लिख दिया हैं तो आपको फिर बहुत बढ़ी फ़ाइल मे “मोहन” को ढूंढने के लिए इस ऑप्शन यानि फाइंड का उपयोग करना होता हैं ओर फिर रिप्लेस कर देना हैं, जिससे की जितने भी “मोहन” लिखे होंगे वहा “श्याम” रिप्लेस हो जाएगा।

इन्सर्ट मेनू (Insert Menu)

MS OFFICE INSERT MENU

Page

किसी भी फ़ाइल पर कवर पेज की डिज़ाइन लगाने के लिए आप पहले से दिये गए अच्छे-अच्छे डिज़ाइन मेसे सिलेक्ट कर सकते हैं साथ ही आपने किसी पेज पर मेटर टाइप किया ओर आपको किसी 2 पेरा के बीच मे पेज ब्रेक देना हैं या आपको पेज मे कही भी पेज ब्रेक लगाना हैं तो आप इस ऑप्शन से ब्रेक लगा सकते हों।

Table

अपने एक्सेल देखा होगा उसी तरह से आप वर्ड मे भी टेबल बना सकते हो, इन्सर्ट टेबल, ड्रॉ टेबल आदि।

Illustration

फ़ाइल मे किसी भी प्रकार की इमेज फ़ाइल लगाना हैं तो आप यहा से इन्सर्ट कर सकते हैं साथ ही आप किसी भी प्रकार का shapes यहा से इन्सर्ट कर सकते हैं, Smart Art, चार्ट, आदि आपको यही से मिलेंगे।

Header & Footer

यहा से आप किसी भी पेज के ऊपरी हिस्से मे या नीचे के हिस्से मे कुछ कॉमन फ़ोर्मेंटिंग कर सकते हैं जैसे किसी किसी फ़ाइल या बूक के सभी पेज पर पेज नंबर होते हैं या ऊपर या नीचे सभी पेज पर लेखक या प्रकाशक का नाम होता हैं।

Symbols

यहा से आप किसी भी प्रकार का सिंबल्स अपनी फ़ाइल मे लगा सकते हो जो keyboard से आसानी से नहीं लिख सकते या बना सकते हैं जैसे कि – J©™ आदि।

डिज़ाइन मेनू (Design Menu)

MS OFFICE DESING MENU

Document Formatting

इसमे पहले से तैयार डॉकयुमेंट की फोर्मेटिंग उपलब्ध हैं जहां से आप आसानी से चुन सकते हैं।

Page Background

यहा से आप किसी फ़ाइल मे वाटरमार्क लगा सकते हैं, अपने किसी कंपनी के लेटर पेड पर बीच मे या कही भी कंपनी का लोगो देखा होगा हल्के कलर मे उसे ही वाटेरमार्क कहते हैं साथ ही पेज का कलर बदलना हो या पेज कि बार्डर देना हैं यहा से आसानी से फोरमेटिंग कर सकते हैं।

लेआउट मेनू (Layout Menu)

MS OFFICE LAYOUT MENU

इस मेनू मे मुख्य रूप से निम्न दो सब मेनू होते है

Page Setup

फ़ाइल का पेज प्रिंट के लिए या किसी भी पेज सेट करने के लिए यहा से आप मार्जिन, पेज आढ़ा-खड़ा करना, पेज साइज़ आदि कर सकते हैं।

Arrange

यदि आप अपनी फ़ाइल मे किसी इमेज या शेप को इन्सर्ट किया हैं तो यह ऑप्शन बहुत काम का हैं इसके द्वारा आप इमेज ओर टेक्स्ट को आसानी से अरैंज कर सकते हैं।

व्यू मेनू (View Menu)

MS OFFICE VIEW MENU

View

इसमे आप किसी भी पेज को रीड मोड़, प्रिंट लेआउट, वेब लेआउट आदि मे सेट कर तैयार कर सकते हैं, व्यू बदल कर अपना काम कर सकते हैं।

Show

वर्ड पर काम करते समय आपने देखा होंगा कि आपको ऊपर रूलर दिखाई देता हैं, Gridlines, नैविगेशन पेन को दिखाना हो या छुपाना यहाँ से कर सकते हो।


माइक्रो सॉफ्ट पॉवर पॉइंट ( Microsoft power point )

पावर पॉइंट के द्वारा हम बढ़ी ही आसानी से ओर कम समय मे अच्छा ओर स्मार्ट प्रजेंटेशन बना सकते हैं यहा मे आपको इसके उपयोग के बारे मे कुछ खास टिप ओर स्टेप्स बताने वाला हूँ, जिनका उपयोग करके आप कम समय मे एक अच्छा सा प्रजेंटेशन तैयार कर सकते हैं।

ऊपर मैंने वर्ड फ़ाइल मे मेनू बार के बारे मे, एक-एक मेनू की पूरी जानकारी दी हैं ओर आपको बता दें की माइक्रोसॉफ़्ट ऑफिस या अन्य ऑफिस के टूल्स मे भी मेनू बार समान ही होते हैं या किसी मे थोड़ा बदलाव हो सकता हैं लेकिन इनके कार्य एक समान ही होते हैं, पावर पॉइंट के कुछ मेनू अलग हैं जो वर्ड मे नही हैं उनके बारे मे नीचे बताया गया हैं-

            आपको प्रजेंटेशन तैयार करते समय यह ध्यान रखान चाहिए कि आपने जो टेम्पलेट चुना हैं वो आपके टॉपिक के अनुरूप ओर मिलता हुआ होना चाहिए ओर कलर कॉम्बिनेशन अच्छा होना चाहिए, इमेज का उपयोग कम से कम करे ताकि जरूरी जानकारी आप स्लाइड मे सामील कर सको,

ट्रैनजिशन (Transitions)

जब प्रजेंटेशन शुरू होता हैं तब सबसे पहले ट्रैनजिशन ही दिखाई पढ़ता हैं जोकि अलग-अलग तरीके से शुरू होते हैं जैसे लेफ्ट से स्क्रीन दिखाई देती हैं, ऊपर या नीचे से, zome होकर आदि, आप भी इस मेनू द्वारा अलग-अलग प्रकार के ट्रैनजिशन चुन सकते हैं।

एनिमेशन (Animations)

जब पावर पॉइंट मे F5 से स्लाइड शो करते हैं तब स्क्रीन पर इमेज, टेक्स्ट आदि चलते हुये या हिलते हुये दिखाई देते हैं उसे ही एनिमेशन कहते हैं यही से आपके पसंद का एनिमेशन लगाकर आप भी एक अच्छा सा स्लाइड बना सकते हों, स्लाइड मे टेक्स्ट आदि पर जब एनिमेशन लगाते हैं तब हमे मुख्य रूप से 3 प्रकार दिखाई देते हैं जिसमे टेक्स्ट स्क्रीन पर आएगा तब कोनसा एनिमेशन होगा, जब टेक्स्ट स्क्रीन पर रहैंगा तब कोनसा एनिमेशन होगा ओर जब टेक्स्ट स्क्रीन से हटेगा तब कोनसे एनिमेशन के साथ हटेगा इस तरह की मेन एनिमेशन की सेटिंग कर सकते हैं।

स्लाइड शॉ (Slide Show)

जब आपका प्रजेंटेशन बन कर तैयार हो जाता हैं तब आप इसे शॉ करते हो (जिसका सॉर्टकट F5 हैं) या आपक प्रजेंटेशन देना हो तब आप इसे शॉ करते हो, इस मेनू के द्वारा आप स्लाइड शॉ की सेटिंग कर सकते हैं जिसमे मुख्य हैं स्लाइड की टाइमिंग यानि कितनी देर दिखनी हैं साथ ही आप कोनसी स्लाइड देखना हैं या शुरू से देखना आदि यहाँ से कर सकते हैं।


माइक्रो सॉफ्ट एक्सेल ( Microsoft excel )

जब बात आती हैं बहुत बड़े डेटाबेस की तब हमे सबसे पहले एक्सेल की ही याद आती हैं क्योंकि यह काम केवल एक्सेल मे ही किया जा सकता हैं, तो आगे बढ़ते हुये एक्सेल के कार्य को समझ लेते हैं, एक्सेल मे आप कितने भी बड़े डाटाबेस पर आसानी से कार्य कर सकते हो ओर फॉर्मूला की मदत से ओर भी आसान बना सकते हो, (Main Menu) मेन मेनू को मेने डीटेल मे ऊपर वर्ड फ़ाइल मे बताया हैं जो सभी के लिए कॉमन हैं लेकिन इसमे कुछ महत्वपूर्ण मेनू भी होते हैं जैसे – फॉर्मूला, डाटा इनको नीचे डीटेल से बताया गया हैं-

फॉर्मूला (Formula)

एक्सेल में फॉर्मूला का उपयोग करके बहुत बड़े डेटाबेस को आसानी से अपने हिसाब से तैयार कर सकते हो, मे यकीन के साथ कह सकता हूँ की आपने अभी तक फॉर्मूला का नाम सुना भी नहीं होगा उनसे भी ज्यादा फॉर्मूला एक्सेल मे उपयोग किया जाता हैं ओर यही एक्सेल को अपने आप मे पवारफूल बनाता हैं, यदि आप अच्छे से एक्सेल सीखना चाहते हैं तो एक्सेल के महत्वपूर्ण फोर्मूले सीख लेना चाहिए।

            इस मेनू मे आपको फॉर्मूला की एक बहुत बड़ी पहले से तैयार लाइब्रेरी मिलेगी जहां से आप कोई भी फॉर्मूला आसानी से यूस कर सकते हो।

  • एक्सेल सीखना हैं, सबसे पहले इन 10 फॉर्मूला को सीख लो, एक्सेल के मास्टर बन जावोगे।
  • एक्सेल का वीडियो देखने के लिए क्लिक करें।

डाटा (Data)

एक्सेल के डाटा को फ़िल्टर करना जैसे कि किसी लिस्ट को बढ़ते या घटते क्रम मे जमाना या फिर अल्फ़ाबेटिक के बढ़ते या घटते क्रम मे जमाना, फ़िल्टर के द्वारा आप कलर फ़िल्टर भी कर सकते हों, 2 कॉलम से 1 कॉलम मे या 1 कॉलम से 2 कॉलम मे फ़िल्टर आप आसानी से इस मेनू की मदत से कर सकते है।


यह भी जरूर पढे-


            आज मैंने सरल भाषा में ‘‘माइक्रो सॉफ्ट ऑफिस की बेसिक जानकारी जो आपको पता होना बहुत जरुरी हैं” के बारे में वही जानकारी दी हैं जो आपको जानना जरुरी हैं, और अधिक जानकारी के लिए आप हमारे ब्लॉग की केटेगरी “FBT” पर जाकर पढ सकते हैं और हाँ में आपके साथ हर स्थिति में हु आपको कभी भी मेरी जरुरत पड़े किसी भी जानकारी के लिए तो आप बेसक मुझे निचे दिए कमेन्ट बॉक्स में अपना सवाल लिख कर सेंड करे आप हमें कमेन्ट के द्वारा ये भी बता सकते हैं की ये जानकारी आपको कैसी लगी।

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